Financeiro - Extrato Financeiro

EXTRATO FINANCEIRO

Ao dar um clique com o botão esquerdo do mouse na opção Extrato Financeiro do menu Financeiro será possível visualizar todos os dados de contas a receber do cliente, ou seja, aparecerão todas as contas em aberto até a data atual e todas as contas que foram pagas até a data atual.

OBS.: Na opção Extrato Financeiro do menu Financeiro aparecerá ao lado o valor total de contas a receber que já estão vencidas e não foram pagas até a data atual, ou seja, não estão somadas neste total as contas que foram pagas e as contas em aberto que ainda não venceram.

a) É possível escolher um período de dias para consultar os dados de contas a receber do cliente. Para escolher o período digite no campo Desde a data de início e no campo Até a data de termino para a consulta, em seguida dê um clique no botão .

b) No campo Saldo Atual aparecerá o valor total de contas a receber, ou seja, neste campo são somadas todas as contas em aberto vencidas e não vencidas.

c) Na parte central da tela aparecerá uma tabela que permite visualizar as contas pagas e as contas em aberto. Ao gerar o faturamento o sistema calcula corretamente quantos dias de cada plano e serviço devem ser cobrados e como devem ser cobrados. E para diferenciar as contas o sistema coloca o histórico da conta com o nome do plano ou serviço contratado. As contas em aberto aparecerão com na cor vermelha e as contas pagas aparecerão na cor cinza. As contas são agrupadas por data de vencimento. Para visualizar as contas a receber dê um clique com o botão esquerdo do mouse no ao lado da conta que deseja visualizar.

No exemplo acima foram agrupadas 4 contas a receber diferentes que vencem na data 05/08/2007. Para cada conta podemos visualizar: - No campo Data de Vencimento aparece o dia de vencimento da conta; - No campo Histórico da Conta aparece se a conta se refere a um plano, serviço contratado ou serviço adicional; - No campo Valor da Conta aparece o valor total da conta; - No campo Data da Baixa aparece a data na qual foi paga a conta. Se a conta não estiver sido paga, o campo Data da Baixa aparecerá em branco. - No campo Saldo aparece o valor que ainda falta para ser pago pelo cliente. Se ainda tiver sido paga nenhuma parte do valor da conta, o campo Saldo será igual ao campo Valor da Conta, porém se o cliente tiver pagado só uma parte do valor da conta aparecerá no campo Saldo o valor que ainda falta ser pago. Se a conta foi totalmente paga o campo Saldo será igual a R$0,00

d) O botão deve ser utilizado sempre que for necessário visualizar ou editar os dados de uma conta a receber.

Para visualizar ou editar os dados de uma conta a receber dê dois cliques com o botão esquerdo do mouse na conta a receber desejada ou selecione a conta a receber dando um clique com o botão esquerdo do mouse na conta a receber e depois dê um clique no botão ou dê um clique com o botão direito do mouse na conta a receber e marque a opção Abrir Conta a Receber.

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

§ Na aba Dados da Conta temos os dados da conta a receber selecionada.

- No campo Código da Conta aparecem o número e a descrição da conta a receber do demonstrativo ao qual está vinculada. Quando é efetuado o pagamento a conta a receber é passada ao livro Diário ou ao livro Razão. Para entrar no livro Razão é necessário que plano ou serviço estejam vinculados a alguma conta para que depois seja vinculado no financeiro.

O exemplo acima é uma conta de Hospedagem de Domínios, e irá para o livro Razão o valor dela de R$ 50,00. No livro Razão aparece separadamente o total recebido de planos e total recebido de serviços como: de Venda de Equipamentos, de Visitas Técnicas e outros.

Para alterar o código e a descrição da conta dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Selecione a conta dando um clique com o botão esquerdo do mouse no nome da conta desejada e depois dê um clique no botão . Se desejar sair sem alterar a conta dê um clique no botão .

- No campo Nome do Cliente aparece o nome do cliente ao qual está vinculada a conta.

- No campo Nro Nota Fiscal se tiver sido emitida uma nota fiscal para o cliente aparecerá o número da nota fiscal. Este campo pode ser alterado.

- No campo Juros Cobrados aparece o valor de juros calculados de contas em atraso.Este campo pode ser alterado.

- No campo Data Lançamento aparece a data na qual foi lançada esta conta no sistema. Se o usuário tiver permissão é possível alterar este campo.

- No campo Dt. Vencimento aparece a data de vencimento da conta. Se o usuário tiver permissão é possível alterar este campo.

- No campo Valor Lançamento aparece o valor inicial da conta. Se o usuário tiver permissão é possível alterar este campo.

- No campo Valor Pago aparece que já foi pago pelo cliente. Se o cliente ainda não tiver pagado nada, aparecerá o valor 0,00. Este campo não pode ser alterado.

- No campo Saldo da Conta aparece o valor total que deve ser pago, este valor corresponde ao Valor Lançamento menos o Valor Pago pelo cliente. Este campo não pode ser alterado.

- No campo Histórico aparece a descrição referente à conta a receber, ou seja, se é um plano, serviço contratado ou serviço adicional. Este campo pode ser alterado.

- No campo Plano do Cliente aparece o nome do plano ao qual está vinculada a conta. Toda conta tem que estar vinculada a algum plano. Este campo não pode ser alterado.

- No campo Forma Pagamento aparece a forma de pagamento utilizada pelo cliente. Este campo não pode ser alterado.

- No campo Unidade de Negócios aparece a unidade de negócios a qual está vinculada a conta. Se necessário altere a unidade de negócios.

- No campo Status da Conta aparece o status no qual se encontra a conta. Este campo deverá ser utilizado para acompanhamento. Este campo pode ser alterado.

- No campo Período de Faturamento aparece o período de faturamento da conta a receber e a competência a qual está relacionada. Este período de faturamento pode ser visualizado também na central do assinante para que o usuário saiba a quantidade de dias que estão sendo cobrados. Caso o usuário deseje ele poderá alterar este período de faturamento na central do assinante.

§ Na aba Faturas têm uma tabela com todas a faturas emitidas desta conta a receber. Nesta tela são exibidos apenas as faturas de boletos. As faturas de débito em conta, débito em cartão e débito em conta telefônica não aparecem.

Temos:

- No campo Data aparece a data da fatura; - No campo Forma de Cobrança aparece a forma de cobrança utilizada para pagamento da conta; - No campo Histórico aparece a descrição referente a conta, ou seja, se é um plano, serviço contratado ou serviço adicional; - No campo Nro de Boleto aparece o número do boleto; - No campo Valor aparece o valor total a ser pago no boleto.

Para visualizar os dados da fatura e fazer alterações dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Obs.: Para visualizar com mais detalhes, ver opção Faturas do menu Iniciar.

Para visualizar o boleto bancário dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Obs.: Para visualizar com mais detalhes, ver opção Faturas do menu Iniciar.

§ Na aba Pagamentos têm uma tabela com os pagamentos desta conta a receber.

Temos:

- No campo Data Pagamento aparece a data na qual foi efetuado o pagamento; - No campo Conta Financeira aparece a conta ou caixa no qual entrou o valor do pagamento; - No campo Histórico aparece a que tipo se refere o pagamento, ou seja, se é referente a um plano, um serviço ou uma prestação; - No campo Valor aparece o valor que foi pago pelo cliente.

§ Na aba Descontos têm uma tabela com os descontos que foram dados ao cliente. Um conta a receber pode ter um ou mais descontos.

Caso algum desconto esteja errado é possível apagar o desconto desejado. Para apagar o desconto selecione o desconto dando um clique com o botão esquerdo do mouse no desconto desejado, e depois dê um clique no botão . Obs.: Para apagar o desconto é necessário que o usuário tenha permissão.

§ Na aba Descontos Promocionais têm uma tabela onde aparecem os descontos promocionais que foram dados ao cliente. Existe uma diferença entre o desconto e o desconto promocional. O desconto é dado por algum motivo e não é retirado, já o desconto promocional é dado como bonificação ao cliente somente se o pagamento for efetuado até a data programada. Uma conta a receber pode ter apenas um desconto promocional.

Para acrescentar um novo desconto promocional dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

- No campo Valor da Conta aparece o valor total da conta a ser paga. - No campo Dt. Vencimento Conta aparece a data de vencimento da conta a ser paga. - No campo Valor do Desconto digite o valor de desconto promocional que será dado ao cliente nesta conta. - No campo Desconto até o dia digite a data até a qual será permitido o desconto.No exemplo acima, por exemplo, se o cliente efetuar o pagamento até o dia 15/07/2007 ele terá um desconto de R$ 15,00 sobre o valor da conta, porém se ele efetuar o pagamento após o dia 15/07/2007 ele não receberá o desconto.

Depois de preenchidos corretamente os campos dê um clique no botão para salvar o desconto promocional.

Em seguida o desconto aparecerá na tela uma tabela de descontos promocionais:

Nesta tabela é possível visualizar o Valor do Desconto e a Data Final Desconto. No boleto então irá aparecer, por exemplo, que o desconto de R$ 15,00 somente será dado se o pagamento for feito até o dia 15/07/2007. Se desejar visualizar e efetuar alterações no desconto dê um clique no botão .

e) O botão deve ser utilizado sempre que o cliente desejar quitar uma ou mais contas a receber. Obs.: Se o cliente desejar quitar um boleto é recomendado utilizada o botão da opção Faturas do menu Financeiro, pois na opção Faturas constam os boletos com suas respectivas contas a receber. Para fazer o recibo para o cliente dê um clique com o botão esquerdo do mouse na conta a receber desejada, e depois dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

No campo Conta Financeira de Destino escolha qual será a conta ou caixa para o qual estará indo o valor a ser recebido.

§ Na aba Contas a Receber temos a tabela abaixo onde é possível visualizar:

- No campo Histórico aparece o histórico referente ao tipo de plano ou serviço contratado; - No campo Acréscimos aparecem os acréscimos referentes a juros por atraso no pagamento; - No campo Competência aparece a competência referente ao plano ou serviço contratado; - No campo Desconto aparece o valor do desconto que o plano possui; - No campo Saldo aparece o valor em aberto a ser quitado; - No campo Valor a Pagar aparece o valor que o cliente irá pagar.

Obs.: Se o cliente tem um saldo de R$ 36,02, por exemplo, e desejar pagar R$ 20,00, ele pode. No entanto o ficará um saldo de R$ 16,02 para ele quitar depois. O valor dos acréscimos também pode ser alterado se o usuário tiver permissão.

- O botão deve ser utilizado quando o usuário desejar acrescentar neste recibo mais contas a receber do mesmo cliente ou de outro cliente. Para acrescentar uma nova conta dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Digite o nome do cliente para o qual será a adicionada a conta a receber a ser quitada e depois dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Dê um clique no nome do cliente para selecionar-lo e depois clique no botão . Em seguida aparecerá abaixo:

Nesta tela aparecerão todas a contas a receber em aberto, selecione as contas que deseja incluir no recibo, para selecionar mais contas de uma vez pressione a tecla CTRL do teclado e dê um clique com o botão esquerdo do mouse nas contas a receber que deseja selecionar. Depois de selecionadas as contas a receber dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela de Recibo com as contas a receber que foram acrescentadas:

- O botão deve ser utilizado quando desejar acrescentar alguma fatura ao recibo. Para acrescentar uma fatura ao recibo dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Nesta tela aparecerão todas as faturas em aberto, selecione as faturas que deseja incluir no recibo, para selecionar mais faturas de uma vez pressione a tecla CTRL do teclado e dê um clique com o botão esquerdo do mouse nas faturas que deseja selecionar. Depois de selecionadas as faturas dê um clique no botão . Em seguida aparecerá a tela de Recibo com as faturas que foram acrescentadas no recibo junto às contas a receber:

- O botão deve ser utilizado quando desejar apagar alguma conta ou fatura do recibo. Para apagar uma conta ou fatura que está no recibo selecione a conta ou fatura que desejar apagar dando um clique com o botão esquerdo do mouse na conta ou fatura como na tela abaixo:

Depois dê um clique no botão .

E a conta ou fatura selecionada será apagada do recibo como na tela abaixo:

§ Na aba Detalhes de Pagamento têm a tabela abaixo onde é possível detalhar os dados e valor do cheque que o cliente está utilizando para o pagamento.

O cliente pode efetuar o pagamento total em cheque ou dinheiro ou uma parte em cheque e a outra parte em dinheiro.

Por exemplo, o valor total do recibo abaixo é de R$ 86,02, e o cliente irá pagar R$ 50,00 em cheque e R$ 36,02 em dinheiro. Então é necessário acrescentar o cheque na tabela abaixo com os seus dados e valor.

- O botão deve ser utilizado para acrescentar um cheque na tabela de detalhamento.

Para acrescentar um cheque na tabela de detalhamento dê um clique no botão e em seguida preencha corretamente os campos de acordo com o cheque utilizado para pagamento.

Exemplo de cheque:

- No campo Nro. Banco digite o número do banco que está informado no cheque;

- No campo Número Cheque digite o número do cheque que está informado no cheque;

- No campo Data do Cheque digite a data para a qual está sendo dado o cheque. Inicialmente aparece a data atual, se o cheque for pré-datado altere a data;

- No campo Valor do Cheque digite o valor total do cheque.

- No campo Total aparecerá o valor total pago em cheques.

- No campo Valor Pago em Dinheiro aparece o valor que será pago em dinheiro.

- No campo Valor Total do Recibo aparece somatório total dos valores pagos em cheques e dinheiro.

Se desejar apagar algum cheque que está detalhado na tabela de detalhamento selecione o cheque que deseja apagar dando um clique com o botão esquerdo do mouse no valor do cheque e depois dê um clique no botão .

Depois de preencher corretamente todos os dados do recibo dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Deixe marcadas todas as opções desta tela acima para poder visualizar o recibo antes de imprimir e depois dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Serão impressas duas vias do recibo, sendo uma para o cliente e a outra para o provedor. Sendo que o responsável pelo provedor deve assinar nas duas vias.

No canto esquerdo superior do recibo será impressa a logomarca do provedor e no canto direito superior será impresso o valor total do recibo.

No recibo consta o nome completo do cliente, o valor total por extenso, o valor em dinheiro que foi pago, os dados do cheque e valor em cheque que foi pago e as descrições referentes quais planos e serviços que foi feito o pagamento.

Para concluir a impressão dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Depois dê um clique no botão OK para concluir a impressão.

f) O botão deve ser utilizado sempre que for necessário dar um desconto a um cliente. Por exemplo, um cliente liga e diz que ficou sem internet por 10 dias devido a um problema do provedor, então ele exige receber um desconto referente a esses 10 dias, porém alguns usuários não possuem permissão para alterar o valor da fatura, então o correto é dar o desconto.

Podem ser dados um ou mais descontos para uma conta a receber.

Para dar um desconto a uma conta a receber dê um clique com o botão esquerdo do mouse na conta a receber desejada, e depois dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

- No campo Histórico aparece o histórico referente ao tipo de plano ou serviço contratado;

- No campo Competência aparece a competência referente ao plano ou serviço contratado;

- No campo Saldo aparece o valor em aberto a ser quitado;

- No campo Desconto aparece inicialmente o valor 0,00, porém este deve ser alterado para o valor de desconto que o cliente irá receber.

- No campo Motivo do Desconto descreva o motivo pelo qual o cliente está recebendo o desconto neste plano ou serviço contratado.

Em seguida dê um clique no botão para salvar o desconto no plano ou serviço.

Se desejar sair sem salvar o desconto dê um clique no botão .

g) O botão deverá ser utilizado quando um cliente desejar parcelar a divida para quitar uma ou mais contas a receber.

Para parcelar a dívida de um cliente dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Nesta tela aparecerão todas a contas a receber em aberto, selecione as contas que deseja incluir no parcelamento de dívida. Para selecionar mais contas de uma vez pressione a tecla CTRL do teclado e dê um clique com o botão esquerdo do mouse nas contas a receber que deseja selecionar.

Depois de selecionadas as contas a receber dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela de parcelamento de dívida abaixo com as contas a receber que foram acrescentadas:

§ Na aba Contas Pendentes têm:

- No campo Nome do Cliente aparecerá o nome do cliente que está solicitando o parcelamento de dívida.

- No campo Histórico das Faturas aparecerá o histórico de destas faturas.

Este campo pode ser alterado.

- Na tabela aparecerão as contas a receber que entrarão no parcelamento de dívida com suas respectivas datas de vencimento, histórico da conta, valor da conta, multa e juros e o saldo a ser quitado.

- No campo Valor Total das Contas a Rec. aparece o somatório das contas a receber.

Este campo não pode ser alterado.

- No campo Valor da Multa aparece o valor da multa, calculado sobre o valor total de cada conta a receber inserida no parcelamento de dívida. Se o usuário tiver permissão este campo poderá ser alterado.

- No campo Valor Juros até Hoje aparece o valor de juros, calculado até a data atual sobre o valor total de cada conta a receber inserida no parcelamento de dívida. Se o usuário tiver permissão este campo poderá ser alterado.

- No campo Valor Total Atualizado aparecerá o somatório do valor total das contas a receber, multa e juros. Este campo não pode ser alterado.

- No campo Calcula Juros e Multa é permitido optar se serão cobrados os juros e a multa. Se for marcada a opção SIM, o sistema irá calcular os juros e a multa e inclui-los no valor total atualizado. Se for marcada a opção NÃO, o sistema não irá incluir os juros e a multa no valor total atualizado, sendo assim o valor total atualizado será igual ao valor total das contas a receber.

O botão deverá ser utilizado para incluir mais contas a receber no parcelamento de dívida.

Se desejar incluir mais contas a receber no parcelamento de dívida dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

Nesta tela selecione as contas que deseja incluir no parcelamento de dívida. Para selecionar mais contas de uma vez pressione a tecla CTRL do teclado e dê um clique com o botão esquerdo do mouse nas contas a receber que deseja selecionar.

Depois de selecionadas as contas a receber dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela de parcelamento de dívida abaixo com as contas a receber que foram acrescentadas:

O botão deverá ser utilizado quando desejar retirar uma conta a receber do parcelamento da dívida. Para retirar a conta do parcelamento da dívida selecione a conta a receber que deseja apagar dando um clique com o botão esquerdo do mouse no histórico da conta a receber, como na tela abaixo:

Depois dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

§ Na aba Faturas têm:

- No campo Forma Pagamento aparece a forma de pagamento utilizada pelo cliente.

- No campo Nº Parcelas digite o número de parcelas nas quais será parcelada a dívida.

- No campo Data Vencimento Inicial digite a data de vencimento da primeira parcela.

- No campo Dias entre as Faturas digite o número de dias de intervalo entre uma fatura e outra.

Depois para que sejam geradas as faturas dê um clique no botão .

Em seguida aparecerá a tela abaixo:

- No campo Valor Atualizado aparece o somatório do valor das contas a receber, multa e juros.

- No campo Juros Parcelas aparecem o valor dos juros, calculado referente às parcelas do parcelamento de dívida.

- No campo Valor Total aparece o somatório do valor atualizado com os juros das parcelas.

- Na primeira tabela é possível visualizar as parcelas com seu histórico, data de vencimento, juros e valor a ser pago.

- Na segunda tabela é possível visualizar o detalhamento de cada parcela. Aparecem os planos e os valores calculados para cada parcela.

Inicialmente aparecem os detalhes da primeira parcela. Para visualizar os detalhes das demais parcelas clique na barra de rolagem.

Depois para salvar o parcelamento da dívida dê um clique no botão .

Se desejar sair sem salvar o parcelamento da dívida dê um clique no botão .