Modulo Web Clientes - Novo Atendimento - Email

Clientes - Novo Atendimento

C - Atendimento Email

Obs: Os campos com título em NEGRITO são de preenchimento obrigatório.

1) Na tela "Novo Atendimento" no item "Origem do Atendimento", marcar a opção "Email", após, a opção "Avançar" e exibirá a  
tela "Novo Atendimento" no item "Filtros".

2) Na tela "Novo Atendimento" no item "Filtro", é possível fazer o filtro por período, intervalo de data, por(assunto/conteúdo/de)  
ou email.

Obs.: O objetivo desta tela é filtrar o(s) email(s) de um contato que solicitou um atendimento para provedor. É possível fazer 1 ou mais filtros para buscar o(s) email(s) desejado.

2.1) Caso queira fazer o filtro por período, marcar a opção "Período" e no campo "Últimos" informar a quantidade de dias, após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a Tela "Novo Atendimento" no item "Localizar Registros".

Obs1.: Na tela abaixo a busca trará informações dos últimos 5 dias.

Obs2.: No campo "Quantidade", informar a quantidade de registro que a busca deverá retornar, na tela abaixo trará até 5 registros.

2.2) Caso queira fazer o filtro por intervalo de data, selecionar a data inicial e data final , após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a Tela "Novo Atendimento" no item "Localizar Registros".

Obs1.: No campo "Quantidade", informar a quantidade de registro que a busca deverá retornar, na tela abaixo trará até 5 registros.

2.3) Caso queira fazer o filtro por email:

2.3.1) Selecionar a opção , informar o email ou as iniciais do email e novamente a opção ou apertar o enter.

2.3.1.1) Caso a busca não encontre nenhum email, exibirá a mensagem: "Nenhum E-mail encontrado."

2.3.2) Caso queira expandir a busca, selecionar a opção .

2.3.2.1) Marcar/desmarcar o(s) email(s) que deseja que entre no filtro.

Obs1.: Inicialmente todos os emails da busca estarão selecionadas.

Obs2.: No campo "Quantidade", informar a quantidade de registro que a busca deverá retornar, na tela abaixo trará até 5 registros.

Obs3.: No exemplo abaixo foram encontrados alguns emails, os que estão cadastrados aparecem com o nome do cliente seguido do email, porém, os que não estão cadastrados no sistema ficam visíveis como "Não identificados".

2.3.3) Após definir a busca, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Localizar Registros".

2.4) Caso queira fazer o filtro pelo "Procurar", escrever a informação e selecionar uma das opções: "Assunto" do email, "Conteúdo" do email ou "De" (remetente) do email.

3)  Na tela "Novo Atendimento" no item "Localizar Registros", é possível visualizar o(s) email(s) enviado(s) pelo cliente pesquisado e também de outros clientes, após visualizar, selecionar um registro e a opção "Avançar", e exibirá a tela "Novo  
Atendimento" no item "Dados do Cliente".

3.1) Caso a busca anterior não encontre nenhum registro, exibirá a mensagem: "Nenhum E-mail encontrado".

3.2) Caso o registro do email exiba o ícone , significa que o email é do cliente pesquisado.

3.3) Caso o registro do email exiba o ícone , significa que o email é de outro cliente.

3.4) Caso queira visualizar o conteúdo do email enviado pelo cliente, selecionar um dos emails da busca e exibirá no campo "Conteúdo

3.5) Caso o registro do email, ao ser selecionado exiba o , informa que o email possue anexo(s).

3.5.1) Para visualizar o(s) anexo(s), selecionar a opção e exibirá o(s) anexo(s).

Obs.: Ao selecionar um dos emails da busca, no campo "Conteúdo", é possível visualizar o conteúdo do email enviado pelo cliente.

4) Na tela "Novo Atendimento" no item "Dados do Cliente", exibirá alguns dados do cliente, é possível alterar o contato, adicionar  
novo contato ou apenas conferir os dados.

Obs.: O cliente que aparece na tela abaixo, foi selecionado na tela "Pesquisar Cliente.

4.1) Caso queira alterar, selecionar uma das opções no campo "Nome Contato".

4.2) Caso queira adicionar novo contato, selecionar a opção "Adicionar" e exibirá a tela "Contato".

4.2.1) Na tela "Contato", preencher as informações referentes ao contato.

4.2.2) No campo "Tipo do Contato", selecionar o tipo deste contato, ou seja, em qual setor da empresa trabalha.

4.2.3) Para salvar as informações, é obrigatório preencher um desses campos: Cargo, Fone, Fax, Celular ou Email, após, selecionar a opção "Gravar", caso contrário, "Cancelar" e retornará para a tela "Novo Atendimento" no item "Dados do Cliente".

4.3) Caso faça somente conferência, após conferir, selecionar a opção "Avançar", e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Dados do Atendimento".

5) Na tela "Novo Atendimento" no item "Dados do Atendimento", caso exista atendimento pendente, exibirá a mensagem [["Existem   
X atendimentos pendentes para este cliente. Por favor, verificar."]], após visualizar, selecionar a opção "Ok" e retornará para a  
tela "Novo Atendimento" no item "Dados do Atendimento".

5.1) Na tela "Novo Atendimento" no item "Dados do Atendimento", é possível adicionar um atendimento para determinado plano e visualizar os dados.

Obs.: No campo "Problema Descrito pelo Cliente", exibirá novamente o conteúdo do email enviado pelo cliente, o limite máximo de caracteres é de 1500, mas é permitido inserir textos longos com a finalidade de serem editados, porém, o botão "Avançar" só ficará ativo se a quantidade estiver menor ou igual a 1500.

5.1.1) Caso queira adicionar um atendimento a determinado plano, selecionar um dos planos no campo "Plano", e exibirá os "Pontos de Roteamento" e o "Login de acesso", cadastrados para este plano.

Obs.: Exemplo de Pontos de Roteamento e Login de acesso.

5.1.2) Caso queira visualizar detalhes do plano, selecionar a opção .

5.1.3) Caso queira fechar os detalhes do plano, selecionar a opção

5.2) Após finalizar o cadastro dos dados do atendimento, selecionar a opção "Avançar", e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Script de Atendimento".

6) Na tela "Novo Atendimento" no item "Script de Atendimento", é possível utilizar o script de atendimento do provedor ou 
encerrar o script para prosseguir com o atendimento ao cliente.

'Obs1.: Script de Atendimento é utilizado quando o operador não conhece o problema do cliente e são feitas perguntas onde o operador marca a resposta dada pelo cliente e aparecerá a explicação que o operador do sistema deve dar ao cliente.

Obs2.: A organização do "Script de Atendimento" é feita no Integrator Desktop. Ir para Script de atendimento Desk

6.1) Caso queira utilizar o "Script de Atendimento", seguir a orientação abaixo:

Pergunta: (Operador faz pergunta ao cliente).
Explicação para o cliente: (Operador orienta o cliente como proceder).
Explicação para o operador: (Orientações para operador de como proceder enquanto o cliente aguarda).
Opções: (Possíveis respostas do cliente. Operador marca o resultado no sistema).

6.1.1) Fazer a pergunta ao cliente, explicar como proceder, verificar a orientação para o operador e marcar uma das opções de resposta, após, selecionar a opção "Próximo".

6.1.1.1) Caso seja necessário alterar alguma resposta da pergunta anterior, selecionar a opção "Anterior".

6.1.1.2) Caso queira visualizar a "Explicação para o cliente" ou "Explicação para o operador", selecionar a opção .

6.1.2) Após responder as perguntas do script de atendimento, selecionar a opção "Encerrar Script", e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Relatório de Script".

6.2) Caso queira continuar o atendimento sem utilizar script de atendimento, selecionar a opção "Encerrar Script", e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Relatório de Script".

7) Na tela "Novo Atendimento" no item "Relatório de Script", é possível visualizar o relatório.

7.1) Caso o script de relatório seja utilizado, exibirá o relatório preenchido abaixo.

Obs.:

1- Pergunta do operador ao cliente.

R: Resposta do cliente ao aperador.

7.2) Caso o script de relatório seja encerrado sem responder as perguntas, exibirá o relatório vazio abaixo.

Obs.:

1- Pergunta do operador ao cliente.

R: Resposta do cliente ao aperador.

7.3) Caso queira continuar com o cadastro do atendimento, selecionar a opção "Avançar", e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Primeiro Contato", caso contrário, selecionar a opção "Voltar" para fazer correções ou "Cancelar".

8) Na tela "Novo Atendimento" no item "Primeiro Contato", é possível cadastrar o primeiro contato e nele definir um tipo de 
atendimento pré cadastrado, adicionar anexo, pedir OS, definir um atendimento como resolvido ou enviar email.

Obs.: O Primeiro Contato é utilizado para descrever o tipo de atendimento, as verificações realizadas no atendimento, se o atendimento foi resolvido ou se será necessário pedir uma ordem de serviço (Pedir O.S.) para solucionar o problema.

8.1) Caso queira definir o tipo do atendimento, selecionar uma das opções na árvore "Tipo de Atendimento", verificar se já está destinado a um usuário ou cargo e após, selecionar a opção "Finalizar".

Obs.: A árvore de "Tipo de Atendimento" é definida no Integrator Desktop e os tipos de atendimentos podem ser destinados ou não para um determinado usuário ou cargo. Se destinados, ao selecionar um tipo de atendimento, já exibirá o usuário ou cargo.Ir para Tipo de Atendimento Desk

8.1.1) Caso o tipo de atendimento não esteja destinado a um usuário ou cargo, ou esteja destinado mas deseja alterar, basta marcar uma das opções "Usuário" ou "Cargo" e selecionar uma das opções cadastradas.

8.1.1.1) No exemplo abaixo, o tipo de atendimento "ADD CONTAS A PAGAR" está sendo destinado para o usuário "Mayk Campelo Pinheiro".

8.1.1.2) No exemplo abaixo, o tipo de atendimento "ADD CONTAS A PAGAR" está sendo destinado para um cargo "Suporte".

8.1.2) Caso queira concluir, selecionar a opção "Finalizar" e exibirá a tela "Novo Atendimento".

8.1.2.1) Na tela "Novo Atendimento", é possível abrir o atendimento gerado ou finalizar.

8.1.2.1.1) Caso queira abrir, selecionar a opção "Abrir" e exibirá a tela "Atendimento", para realizar todas as atualizações e acompanhamentos do atendimento. ir para página Atendimento

8.1.2.1.2) Caso queira finalizar, selecionar a opção "OK".

8.2) Caso queira adicionar um anexo, marcar a opção "Adicionar Anexo", exibirá abaixo do item "Primeiro Contato", o item "Adicionar Anexo", após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo".

8.2.1) Na tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo", é possível adicionar, editar, visualizar ou remover o anexo.

8.2.1.1) Caso queira anexar, é possível anexar ao atendimento arquivos locais, anexo e o corpo do email(conteúdo) enviado pelo cliente.

8.2.1.1.1) Caso queira anexar arquivos locais, selecionar a opção "Anexar", após, "Arquivo Local" e exibirá a tela "Novo Anexo".

8.2.1.1.1.1) Na tela "Novo Anexo", é possível anexar arquivo e organizar em pastas.

Obs1.: Os itens do campo "Pasta" são definidos no Integrator Desktop, através deste campo é possível organizar os arquivos em pasta. Ir para Itens da Pasta Desk

Obs2.: O limite máximo para upload é de 300kb.

8.2.1.1.1.1.1) Caso queira anexar arquivo, selecionar a opção "Anexo...", e exibirá a tela do Windows Explorer "Enviar arquivo", após encontrar o documento, selecionar a opção "Abrir", e retornará para a tela "Novo Anexo".

8.2.1.1.1.1.2) Caso queira salvar, selecionar opção "Salvar", exibirá a mensagem: "Arquivo adicionado com sucesso!", e retornará para a tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo", onde é possível visualizar a "Descrição", a "Pasta", o nome do "Arquivo" anexado e a "Observações" que é exibida após selecionar o anexo.

8.2.1.1.2) Caso queira anexar ao atendimento o(s) anexo(s) do email enviado pelo cliente, selecionar a opção "Anexar", após , "Anexo E-mail" e exibirá a tela "Adicionar Anexo(s) do E-mail".

8.2.1.1.2.1) Na tela "Adicionar Anexo(s) do E-mail", é possível adicionar um ou mais anexos "do Email", verificar as informações e organizar em pastas.

8.2.1.1.2.1.1) Caso queira adicionar os anexos, selecionar a opção para visualizar os anexos, marcar/desmarcar os anexos que deseja anexar ao atendimento.

8.2.1.1.2.1.2) Caso queira salvar, selecionar opção "Salvar", exibirá a mensagem: "Arquivo adicionado com sucesso!", e retornará para a tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo", onde é possível visualizar a "Descrição", a "Pasta" e o nome do "Arquivo" anexado.

8.2.1.1.3) Caso queira anexar ao atendimento o conteúdo do corpo do email, selecionar a opção "Anexar", após, "Corpo do E-mail" e exibirá a tela "Adicionar Corpo de E-mail como Anexo", já com o corpo do email anexado e com a descrição.

8.2.1.1.3.1) Na tela "Adicionar Corpo de E-mail como Anexo", é possível verificar o anexo e organizar em pastas.

Obs.: Os itens do campo "Pasta" são definidos no Integrator Desktop, através deste campo é possível organizar os arquivos em pasta. Ir para Itens da Pasta Desk

8.2.1.1.3.1.1) Após verificar e organizar o arquivo em pasta, caso queira salvar, selecionar opção "Salvar", exibirá a mensagem: "Arquivo adicionado com sucesso!", e retornará para a tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo", onde é possível visualizar a "Descrição", a "Pasta", o nome do "Arquivo" anexado e a "Observações" que são exibida após selecionar o anexo.

8.2.1.2) Caso queira editar, selecionar o arquivo na lista de anexo, após, a opção "Editar".

8.2.1.2.1) Caso o arquivo da lista seja anexo local, exibirá a Tela Novo Anexo"(retornar para o item 8.2.1.1.1.1).

8.2.1.2.2) Caso o arquivo da lista seja corpo de email, exibirá a tela "Editar Corpo do E-mail como anexo".

8.2.1.2.3) Caso o arquivo da lista seja anexo do email, exibirá a tela "Editar Anexo do E-mail".

8.2.1.2.4) Após fazer as verificações e alterações, selecionar a opção "Salvar", e retornará para a tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo"

Obs1.: Caso ocorra alterações de anexo, exibirá a mensagem: "Arquivo alterado com sucesso".

Obs2: Caso ocorra alterações somente das informações do anexo, exibirá a mensagem: "Arquivo não alterado".

8.2.1.3) Caso queira visualizar o arquivo anexado, selecionar o arquivo na lista de anexo, após, a opção "Visualizar".

8.2.1.3.1) Caso o arquivo da lista seja anexo local, exibirá a Tela "Verificar nome".

8.2.1.3.1.1) Na tela Verificar nome, é possível visualizar o arquivo anexado.

Pre-Visualização "Arquivo anexado"

8.2.1.3.2) Caso o arquivo da lista seja corpo de email, exibirá a tela "Abrir "NomeArquivo.extensao".

8.2.1.3.2.1) Na tela "Abrir "NomeArquivo.extensao", é possível abrir o arquivo ou fazer download.

8.2.1.3.2.1.1) Caso queira abrir, selecionar a opção "Abrir com o:" e escolher o programa para abrir o arquivo, após, selecionar a opção "OK" e exibirá o arquivo.

8.2.1.3.2.1.2) Caso queira fazer download, selecionar a opção "Download" e após, "OK".

8.2.1.3.3) Caso o arquivo da lista seja anexo do email, exibirá a tela '''"Verificar"''.

Verificar nome

8.2.1.4) Caso queira remover o arquivo anexado, selecionar o arquivo na lista de anexo, após, a opção "Remover", e exibirá a tela "Remover Anexo".

8.2.1.4.1) Na tela "Remover Anexo", caso queira remover, selecionar a opção "Sim", caso contrário "Não".

8.2.2) Caso queira concluir, selecionar a opção "Finalizar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" (retornar para o item 8.1.2.1).

8.3) Caso queira pedir OS, marcar a opção "Pedir O.S.", e exibirá abaixo do item "Primeiro Contato", o item "Pedir O.S.", após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Pedir O.S.".

Obs.: Ao marcar o campo "Pedir O.S." não será possível finalizar o atendimento e a opção "Atendimento Resolvido" ficará oculta.

8.3.1) Na tela "Novo Atendimento" no item "Pedir O.S.", é possível pedir O.S. com status pendente ou aguardando agendamento.

Obs.: O status "Pendente" é default.

8.3.1.1) Caso queira pedir a O.S. com o status pendente, selecionar a opção "Pendente", exibirá os campos abaixo, para adicionar o técnico, visualizar e/ou agendar o atendimento da O.S.

8.3.1.1.1) Caso queira adicionar um técnico para a O.S, no campo "Técnico" selecionar uma das opções.

Obs.: Ao selecionar um técnico a opção "Agenda" ficará ativa.

8.3.1.1.2) Caso queira visualizar e/ou agendar o atendimento da O.S. para o técnico, selecionar a opção "Agenda" e exibirá a tela "Agenda".

8.3.1.1.2.1) Na tela "Agenda", é possível visualizar e/ou agendar o atendimento da O.S.

8.3.1.1.2.1.1) Caso queira agendar, para definir a data, selecionar opção e para definir a hora, selecionar a hora de início (Hr. Início) e dar um clique duplo, que retornará para tela "Novo Atendimento" no item "Ordem de Serviço".

Obs.: Por default a hora final (Hr. Fim) será 1 (uma) hora após a hora de início (Hr. Início).

8.3.1.1.3) No campo "Tipo de O.S.", selecionar a qual tipo de OS se refere. '''Obs.:''' As opções de Tipo de O.S. são cadastradas no Integrator Desktop.

8.3.1.2) Caso queira pedir a O.S. com o status aguardando o agendamento, selecionar a opção "Aguardando Agendamento", exibirá na tela somente os campos abaixo.

8.3.2) Caso queira concluir, selecionar a opção "Finalizar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" (retornar para o item 8.1.2.1).

8.4) Caso queira definir um atendimento como resolvido, marcar a opção "Atendimento Resolvido", exibirá abaixo do item "Primeiro Contato", o item "Atendimento Resolvido", após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Atendimento Resolvido".

Obs.: Ao marcar o campo "Atendimento Resolvido", a opção "Pedir O.S." ficará oculta, pois não será possível pedir O.S.

8.4.1) Na tela "Novo Atendimento" no item "Atendimento Resolvido", informar a solução do problema no campo " Descrição da Solução do Problema".

8.4.1.1) Caso queira concluir, selecionar a opção "Finalizar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" (retornar para o item 8.1.2.1).

8.5) Caso queira enviar um email do atendimento, marcar a opção "Enviar Email", exibirá abaixo do item "Primeiro Contato", o item "Enviar Email", após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Enviar Email".

8.5.1) Na tela "Novo Atendimento" no item "Enviar Email", é possível:

Inserir modelo de email,
Inserir Email de Resposta,
Enviar uma cópia do email para determinado destinatário,
Receber email de confirmação de leitura,
Adicionar Anexo.

8.5.1.1) Caso queira inserir modelo de email, selecionar uma opção no campo "Modelo de E-mail".

Obs1.: Para cada modelo de email selecionado, exibirá um conteúdo de email no campo "Conteúdo do email".

Obs2.: No campo "Conteúdo de email", o limite máximo de caracteres é de 4000, mas é permitido inserir textos longos com a finalidade de serem editados, porém, o botão "Finalizar" só ficará ativo se a quantidade estiver menor ou igual a 4000.

8.5.1.2) Caso queira queira inserir email(s) de resposta, selecionar a opção no campo "Email de Resposta" e marcar o(s) email(s) da lista.

8.5.1.3) Caso queira enviar uma cópia do email, escrever o email no campo "E-mail Cópia".

8.5.1.4) Caso queira receber confirmação da leitura do email, marcar a opção "Solicitar a confirmação de leitura".

8.5.1.5) Caso queira adicionar um anexo ao email, marcar a opção "Adicionar Anexo", e exibirá abaixo do item "Enviar Email", o item "Adicionar Anexo", após, selecionar a opção "Avançar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" no item "Adicionar Anexo".

8.5.1.5.1) Na tela "Novo Atendimento"' no item "Adicionar Anexo", é possível adicionar e remover anexo.

8.5.1.5.1.1) Caso queira adicionar anexo, (retornar ao item 8.2.1.1.1.1.1), após, exibirá o anexo no campo "Anexado".

8.5.1.5.1.2) Caso queira remover o anexo, no campo "Anexado" marcar o(s) anexo(s) que deseja remover, selecionar a opção "Remover" e exibirá a mensagem Aguardando?????.

8.5.1.6) Caso queira concluir, selecionar a opção "Finalizar" e exibirá a tela "Novo Atendimento" (retornar para o item 8.1.2.1).

8.6) No Item 8, foi apresentado o que é possível fazer na tela "Novo Atendimento" no item "Primeiro Contato" e nesta tela também é possível marcar mais de uma opção e as opções serão apresentadas e/ou executadas conforme a ordem de marcação.

Obs.: Lembrando que não será possível marcar "Pedir O.S." e "Atendimento Resolvido", pois se pediu O.S. é porque o atendimento não está resolvido e se o atendimento está resolvido, ou seja, finalizado não há necessidade de pedir O.S.

Ordem de marcação 1: