Guia - Plano de Trabalho
Como Utilizar o Plano de Trabalho
Período Análise: Examinar mês a mês o prazo de vencimento dos atendimentos, para análise de qual motivo o protocolo atrasou para entrega ao Cliente Externo.
Segue o Exemplo:
Obs.: Data errada, como o ano, no período de análise poderá mostrar detalhes imprecisos.
1. Janeiro: Ao clicar na seta, vai alterar o mês que deseja examinar;
2. 2016: Pode ser alterado para anos anteriores, conforme a consulta desejada;
3. Cargo: Ao clicar na seta, listará todos os cargos da Elitesoft para seleção;
4. Atualizar: Vai atribuir as alterações selecionadas.
Segue o Exemplo:
Previsão de Demanda de Atendimento para o Mês: Vai mostrar os atendimentos que estão Atrasados; Para Vencer; a Média de Demanda; os Atendimentos Realizados no Mês e a Previsão de Demanda;
Obs.: Lembrando que as quantidades de atendimento e a descrição em azul que estão sublinhadas abrem uma tela com informações.
5. Planejado Dia 01: Quando iniciar o mês vigente, deverá antes clicar no Botão Salvar para iniciar a contagem dos atendimentos para o período selecionado;
Segue o Exemplo:
5.1. Atrasados: Ao clicar no número 61 vai abrir uma tela com informações como:
- 1. Número Sequencial para Contagem;
- 2. ANS do Atendimento;
- 3. Descrição do Atendimento;
- 4. Nome do Cliente;
- 5. Número do Protocolo;
- 6. Analista Responsável pelo Protocolo.
5.2. A Vencer: São os atendimentos que estão no prazo, no período vigente, neste caso = Janeiro;
5.3. Média de Demanda: É a média dos últimos 3(três) meses, que mostrará a probabilidade de atendimentos que serão abertos no mês;
5.4. Atendimentos Realizados no Mês: Finalização do protocolo com um e-mail do Cliente Externo concordando com o que foi executado;
5.5. Previsão de Demanda: Mostra a somatória dos atendimentos Atrasados e a Média de Demanda.
Segue o Exemplo:
6. Check List de Monitoramento: Toda vez que for iniciar uma nova semana de monitoramento é necessário responder a um Check List (como mostra o exemplo) para avaliar os motivos que ainda ficaram alguns atendimentos para solucionar.
Segue o Exemplo:
7. Provisão X Realizado: Este campo mostra a porcentagem de todos os atendimentos que ainda estão Atrasados, que vão Vencer e os Atendimentos abertos no mês e previstos que serão fechados no mesmo mês de abertura. Esta tabela só é visualizada quando o mês está fechado, neste caso o mês de janeiro.
Segue o Exemplo:
8. Produtividade de Atendimento dos Colaboradores para o Mês: Esta tela auxilia na visualização de quanto cada colaborador tem para produzir e atender a demanda. No Planejado Dia 01 busca os protocolos do mês anterior, mais os que já foram abertos no mês vigente.
O Valor Atualizado até o Dia 10, o Dia 17 e o Dia 31 são os atendimentos solucionados no período. Veja que o Total de Produtividade era no início do mês de 154 protocolos que deveriam ser concluídos e no final do mês (Valor Atualizado até Dia 31), o realizado foi de 107 protocolos.
A média do Valor Esperado é de 66, que é o valor que tem que se produzir no mês.
9. Produtividade Necessária para Atender a Demanda: A produtividade atual precisa aumentar em 85,98% para atingir as metas.
Segue o Exemplo:
10. Equipe: Recursos Humanos Requisitos, Habilidades e Competências
11. Recursos Físicos: Recursos Físicos
Segue o Exemplo:
12. Gerência de Dados: Gerência de Dados
13. Gerência de Comunicação: Gerência de Comunicação
Segue o Exemplo:
14. Comprometimento: Ata
15. Documentação de Planejamento de Riscos: Riscos
16. Viabilidade: Check List do Plano de Trabalho.
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